Ein Tag wie jeder andere:

Eintreffen im Büro, e-mails prüfen *** das Telefon klingelt *** , ein paar mails beantworten, Anfrage an einen Lieferant *** das Telefon klingelt *** wichtige Unterlagen für den Chef kopieren, schnell die vorbereiteten Briefe in die Unterschriftenmappe *** das Telefon klingelt *** der Chef sucht Unterlagen und Sie zaubern diese schnell herbei *** das Telefon klingelt *** ..... mensch, wenn ich doch nur einmal etwas fertig machen könnte!

Eine stille Stunde, für Sie? Aber wer soll dann an das Telefon gehen?

Als ich selbst noch Angestellte im Sekretariat war, habe ich das oft erlebt. Einer Kollegin das Telefon überlassen? Undenkbar. Die hat doch selbst genug zu tun. Aber die ständigen Unterbrechungen durch die Anrufe und der fragende Blick meines Chefs (ist das noch nicht erledigt?) haben mich oftmals zur Verzweiflung gebracht.

Wann haben Sie Ihre leistungsstärkste Phase im Laufe eines Arbeitstages? Gleich morgens zwischen 9 und 10 Uhr? Oder eher zwischen 14 und 15 Uhr? In dieser Zeit sollten Sie nur wichtige Aufgaben – konzentriert – erledigen können. Das Telefon? Dafür gibt es Lösungen.

Wenn Sie nicht die einzige Sekretärin in Ihrem Unternehmen sind, ist es eine Möglichkeit, sich mit einer Kollegin aus einer anderen Abteilung im Wechsel diese stille Stunde zu ermöglichen. Sprechen Sie genau ab, in welchen Fällen Sie gestört werden dürfen. Das ermöglicht Ihnen (und der Kollegin) in dieser Zeit die Aufgaben mit vollster Konzentration und ohne lästige Unterbrechungen ausführen zu können.

Jetzt sind Sie aber die einzige Sekretärin in Ihrem Unternehmen. Keine Chance, eine stille Stunde einzuführen. Die Anrufer spüren, dass sie nicht willkommen sind und Ihre Arbeiten haben manchmal einen kleinen Flüchtigkeitsfehler. Nein, auch dafür gibt es inzwischen Lösungen.

Die externe Office-Managerin. Sie ist nicht ihr Feind, sondern Ihre Verbündete. Sie will nicht Ihren Job, sondern sie kennt die Problematik und will Sie entlasten