... in der Firma xy.

haben Sie sich auch schon einmal so vorgestellt?

In vielen Köpfen ist der Aufgabenbereich einer Sekretärin immer noch mit Briefe schreiben, Telefonate entgegennehmen und Termine koordinieren abgesteckt. Sekretärinnen leisten heute aber viel mehr. Schon die Bezeichnung verändert sich über Assistentin zu Office-Managerin

Doch nicht nur andere, meist auch Sie selbst tragen dazu bei, dass viele nicht wissen, was heutzutage eine gute Sekretärin ausmacht. Das liegt wohl daran, dass die Abwertung bereits im Kopf beginnt.

Erkennen Sie ihre eigenen Fähigkeiten und lernen Sie, diese gut formuliert anzubringen. Trainieren Sie sich vorzustellen und finden Sie heraus, in welchen Netzwerken Sie Gleichgesinnte finden. In vielen Netzwerken ist es zum Beispiel üblich, dass sich jeder / jede Anwesende mit Namen und Beruf vorstellt. Üben Sie vor dem Spiegel Ihre eigene Vorstellung.

Was möchten Sie, dass die anderen von Ihnen als Information mitnehmen?

Wie klingt das für Sie: Ich bin Susi Müller, 34 Jahre alt und arbeite seit 5 Jahren bei der Firma xy in Stuttgart. Andere Variante: Ich bin Susi Müller und bin Office-Managerin bei der Firma xy. Meine Aufgaben sind Organisation der Arbeitsabläufe in der Abteilung Marketing. die Vorbereitung aller Sitzungen und Tagungen im Haus und außer Haus. Klingt doch viel besser oder?

Mehr dazu finden Sie im business guide

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Gesundes Wachstum hat viel damit zu tun seine Ressourcen ökonomisch effizient zu verplanen.

Bei schwankender Konjunktur ist das oft nicht leicht. Wer hier im Wachstum sich nicht überarbeiten und den frühzeitigen Herzinfarkt riskieren will, wird Mitarbeiter benötigen.

Je nach Unternehmenssituation ist dies ein freier Dienstleister, ein befristeter Vertragsmitarbeiter und wenn die Amplitude der Unternehmensergebnisse bei Konjunkturschwankung schon nicht mehr so entsetzlich tief geht, die unbefristete Kraft.

Bei all dem Hire und Fire wird man dennoch so schnell kein eigenes Personalbüro im eigenen Unternehmen einführen. Diese Aufgabe teilen sich der Chef, die Assistentin der Geschäftsleitung und das Steuerbüro gewöhnlich. Aus eigener Erfahrung weiß ich: keine leichte Sache.

Um so gespannter bin ich auf Doris von der Weiden im P.I.T. am 2. Juli 2002.

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Wenn ich aus meinem Urlaub zurückkomme, finde ich schnell wieder in den Arbeitstag hinein. Vielleicht macht Ihnen der folgende Tipp das Leben ein kleines Stück leichter.

Zum einen beuge ich vor und gebe offiziell einen um einen Tag verlängerten Urlaub an also, wieder im Büro ab 10.08. (tatsächlich bin ich aber schon am 9.8. zurück). Das hat den Vorteil, dass ich am 9.8. in aller Ruhe meine Eingangspost bearbeiten kann und nicht von „wichtigen“ Anrufen gestört werde.

Während meiner Abwesenheit sortiert meine Mitarbeiterin die gesamte eingehende Post (Briefe öffnet sie, damit sie die Kategorie bestimmen kann), Telefonate und sonstiges in 3 Körbchen vor.

Körbchen 1 – Priorität A Wichtiges, muss gleich nach der Rückkehr erledigt werden.

Körbchen 2 – Priorität B Alles was nicht „brandheiß“ ist und mindestens einen Tag warten kann.

Körbchen 3 – Priorität C Werbung, Zeitschriften, Prospekte.

Ich arbeite mich dann an meinem „heimlichen“ Urlaubstag von Körbchen 1 nach Körbchen 3 sorgfältig durch. Zuerst erledige ich dringende Rückrufe, Auftrags- oder Terminbestätigungen, Anmeldungen zu Veranstaltungen ...

Auf diese Weise kann ich der Rückkehr aus meinem Urlaub gelassen entgegensehen.

Für alle, die das nicht so regeln können (weil es keine Mitarbeiterin gibt, oder diese auch Urlaub macht...) hier mein Tipp: Externe Dienstleister können diese Tätigkeit übernehmen. Zum Beispiel Sekretariat Plus.

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